【タスク管理】正しい優先順位を決める近道「緊急度」「重要度」のマトリクス活用法

こんにちは、すだおです。

「品管目線でゆるっと簡単仕事術」では、品質管理目線のビジネススキルや手法
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タスク管理とは？

タスク管理とは、自分がやらなければならない作業や、その進捗状況を把握し管理することです。
自分自身だけでなくチーム内で業務を分担しマネジメントすることもタスク管理の一つと言えます。

タスク管理をすることによって正しい順序で作業を進められるため、効率的に仕事をすすめられます。

ビジネスシーンでよく使われる似た言葉として「ToDo管理」があります。
ほぼ同じような意味で使用されることが多いと思いますが、厳密には若干異なります。
タスクは明確に期限が決まっている課題や作業であることに対して、
ToDoは必ずしも明確な期限が決まっているわけではありません。

また「ToDoはタスクをより細分化された作業」という意味合いで使用される場合もあります。

タスクの洗い出し

業務を任された際、「何から始めればいい？」「やらないといけないことはなに？」
そう思った時にまずは必要なタスクの整理から始める方も多いのではないでしょうか。
ここではタスク管理で最初にやるべき内容を紹介していきます。

やらないといけないことはなに？

タスク管理を行う中で、もっとも大切な事の1つがタスクの洗い出しです。
これができないと自分が何をしたらいいのかわからない 。
ひたすら指示を待ち続ける人間になってしまいます。

とりあえず１番初めにタスクを洗い出してみてください。

ノートに書いたり、アプリに書いたり　自分のやりやすい方法で書き出してみてください。
どのようにやるのか？を考える前に、やるべきことは何かを明確にし、整理します。

タスクを細分化する

タスクの細分化とは文字どおり、「細かく」ものを「分ける」こと。
大きな仕事を小さいタスクに分けていくという作業を指します。

仕事量が明確になることで「現在やるべきことは何か」、「誰にどんな仕事を割り振るべきか」を可視化できます。
ここでは最終的な目的をもとに以下を意識して細分化することをおすすめします。

タスクに複数の行動を含んでいる場合や時間がかかりすぎる場合は、
更にタスクを細分化して調整するといいと思います。

優先順位がわからない

リストだけでは、どれを先に終わらせればいいかわからない
そんな時におすすめの管理法を紹介します。

「緊急度」「重要度」のマトリクス

「７つの習慣」の著者であるスティーブン・R・コヴィー氏が提唱したタスク管理法です。
どのようなものか紹介していきます。

タテ軸とヨコ軸にそれぞれ「重要度」と「緊急度」をとり、以下4つに分類する方法です。

（A）重要度が高く、緊急度も高い
（B）重要度が高いが、緊急度が低い
（C）緊急度が高いが、重要度が低い
（D）重要度も緊急度も低い

（A）重要度が高く、緊急度も高い

最も優先順位が高い重要度が高く、緊急度も高いタスクです。
例えば「納期」や「顧客からのクレーム対応」「突発的なトラブル対応」など
大きな損害の元になり得るタスクを重要度が高く、緊急度も高いタスクに分類されます。
最も最優先に処理されるべきタスクと言えます。

（B）重要度が高いが、緊急度が低い

次に（B）に分類されるのは重要度が高いが、緊急度が低いタスクです。
つい緊急度が高いタスクを優先してしまいがちになりますが、後々のトラブルの元になることがあります。
よって、（B）の「重要度が高いが、緊急度が低い」が先に優先されるべきタスクです。
大量のタスクに追われている時は「緊急度が高くても重要度が低いタスクを捨てる」という判断も必要です。
長期的には重要であるため、予め時間を確保しておく必要があります。
4つの分類の中で最も意識するべきタスクと言えます。

（C）緊急度が高いが、重要度が低い

（C）に分類されるのは緊急度が高いが、重要度が低いタスクです。
突発的に発生した「重要ではないがとにかく急ぎのタスク」や
かつて「重要でも緊急でもないタスク」で後回しにしていたものが、
時間が経って緊急度が上がってしまった、というものが占めるかと思います。

（C）を優先するあまり（B）の時間が取れないとなると意味がありません。
緊急ではあるのでなるべく効率的に終わらせる方法は無いか常に意識したり、
前述のように「緊急度が高くても重要度が低いタスクを捨てる」という判断も必要です。

（D）重要度も緊急度も低い

（D）に分類されるのは重要度も緊急度も低いタスクです。
すぐ終わるタスクや時間が経つと重要ではないが緊急エリアに移動する可能性のあるタスクは
その場の勢いで終わらせてしまうという方法もあります。

効率化のために「その作業をやらない」という選択肢もあります。
本当に自分が行う必要があるのかどうか考えてみることも必要です。

まとめ

今回は仕事をするうえで重要になる「タスク管理」
「何から始めればいい？」「優先順位の付け方がわからない…」
そんな時におすすめのタスクの管理方法を紹介しました。

より仕事がスムーズに進められるようにぜひタスク管理を実践してみてください。