【仕事の問題地図】仕事の不満の解決方法 悩みはみんな同じ 職場改善のキッカケに！

こんにちは、すだおです。
仕事を進める中で、問題だと感じていることはありませんか。
自分一人で抱えたり、無難にイエスマンで過ごしている人も少なくはないと思います。

今回紹介したい本は、「仕事の問題地図」
先に書いた悩みが１つでも当てはまったらきっと役に立つ一冊です。
解決しなくても少し気持ちが楽になると思います。
では、詳しく見ていきましょう。

計画不在

その仕事に計画はありますか？
そう聞かれると戸惑う人が多いのではと思います。
そんなんじゃやることだけが増えて終わらないですよね。
さあ、一度考えてみましょう

計画不在の原因

①「勘で何とかなるだろう」と思っている

これを見て私はドキッとしました。
“野生の勘”でナントカしようと思っていたこともあり痛い目にあったことが…
他にも経験だけで進めて時代の変化に気付けていなかったこともありました。

②計画の標準形がない　

人によって計画のまとめ方がバラバラになっている会社って多いですよね。
まとめられる人とまとめられない人がいませんか。

③やるべきことがわかっていない

自分だけが張り切ってスタートしたが、振り返ると周りは仕事の目的すらわかっておらず…

　　

計画不在の対策（計画の立て方）

①構造化してみよう

「仕事のテーマ」「仕事の目的」「目的達成に必要なこと」「タスク」を層に分けて書き出そう。

このとき「抜け」「漏れ」「ダブり」が無いかチームで補完しあうことが重要　

②計画表を書いて、周りに相談する

とりあえず計画表を書いてみよう。
簡単に書くなら、縦に「何を」横に「いつまで」を書くだけでもOK

このとき報連相のタイミングを計画に入れておけば、進捗確認の漏れなどもなくなります。
定期ミーティングや、ここまで終わったら報告するといったポイントを決めておくことも重要。　　
それがないと進捗が不明になることもしばしば・・・

③「未知」か「既知」かを皆で判断した上で進める

誰も未経験で、知識もない状態を「未知」、経験や知識がある状態を「既知」で判断します。
「未知」であれば、勉強から始めるもしくは、外注する
自分達だけで解決する必要はありません。

人件費は思っているより高いです。
費用対効果を考え、外注という選択肢は常に置いておくことをお勧めします。

「既知」であれば、過去のデータを探す、担当者に聞く等を行って過去の活動を流用する
過去の経験は会社にとっての財産です。使わない手はないですよね。

④情報共有の旗振り役を置く

誰が何を出来るのか情報収集しておくのも、大事な仕事。
現場はいつも日々の業務に追われていっぱいいっぱい。

情報を共有する余裕なんてあるはず無いですよね。

そりゃ、もちろん管理職です。
「自発的にやりましょう」で続ける人はどれだけいますか？
管理職はそれが仕事です。それができないのであればただの丸投げ。
逆に言えばそれだけでもいい。

この記事を見ている人の中には、現場に業務処理を任せられず、自分でやってる人もいると思います。
自分の役割を再認識して、しっかりマネジメントに集中してみよう。

チームに一体感がない

チームに一体感がない現場の状況

• Aさんは重要と思っている
• Bさんはやっつけ仕事
• Cさんは言われたことをただこなす

Aさん、Bさん、Cさんのように仕事に対する意識が人によってバラバラ。
責任者だけがテンションが高く、リーダーだけが突っ走っている。
終わりが見えなくなってモチベーションが下がっている。

こんなところにいると突っ走っている人と責任者以外モチベーションが下がり放題。
「仲良くしようぜ」「イエ～イ」って声をかけられても「頑張ろう！」なんてならないですよね

チームに一体感を持たせるには

①目的を共有しよう

プロジェクトスタート時に目的を共有してハイ終わり。

ではなく！

定期的にメンバーと目的を共有することを忘れずに。

目的を理解できない場合は、何度もリーダーに確認しましょう。
目につくところに貼り出しておくなども有効な手段になります。

②終わりを明確に

終わりのない仕事はモチベーションがだだ下がり。
始めは高くても、先が見えないとだんだん下がってくるから要注意！

③役割と期待・責任を明確に

メンバー皆、「自分がどのような役割かな？」「どのような期待・責任があるのかな？」
明確でないと勝手に解釈してしまいます。

意欲のある人は、必要以上にに張り切って空回り
意識が低い人は受け身でしか仕事を進められない

どちらも一個人の問題ではなく役割と期待が明確になっていないから起こっている問題です。

そうとも言えますね。
管理職の人は適材適所に配置することが大切となります。
人を知り、何が得意か等しっかり見極めることが大切になります。

期限に終わらない

　「期限内に終わらない」というのは社会人に取って定番の悩みですよね。

なぜ期限内に終わらない？

たとえば計画を立てていても、

「ここをこんなふうに変えてくれ」…なんて上司からの突然の変更指示
「ちょっといいかな…これをやっといてもらえない？」関係ない業務の依頼
「トラブル発生！直ちに対応必要」なんて緊急度が高い突発業務

その他にも、

思ってた以上に時間がかかってしまった等、スケジュールに対する見積もりの甘さ
そもそものスキル不足なのに、上司から進捗を聞かれても問題ないと答えてしまう
→結果報告が遅くなってフォローできない状態になる

なんてこと状態化していませんか？
きっとどこかに当てはまると思います。

期限内に終わらせるには

①変更管理を徹底する

変更は悪いことではありませんが、思いつきで進めている場合もあります。

変更が発生すると有識者を集めて目的、リスク等について話し合いチームで変更の合意を取る
そのタイミングで変更計画を作成する。

こうすることで、思いつきの変更に対し、却下するという選択肢も増えますし、
チーム全体で計画の見直しができます。

②横入り業務を忘れられる環境を作る

横入り業務を受けても一人で抱えず、チームで共有しよう
横入り業務の管理簿を作成し、チームでこなしていこう

毎日１時間そのための時間を取る等ルールを作るのもいいと思います。

③自席から離れる

テレワークの経験がある人はわかると思います。
人に邪魔されない空間を作ると仕事に集中できます。

横入り業務を依頼してくる人は大抵、たいして考えず、「あっ　ちょうどいいところにいた」
…みたいなもんです。

許されるのであれば、

• テレワーク
• ミーティングルームにこもる
• カフェ

なんかが良いと思います。

抵抗勢力がいる

やり方を変えようとしても、「現場をわかっていないのに何を言っている」って言われる。
「今まで積み上げた会社の経験を壊すつもりか」って言われる。

みたいな経験ありませんか。

特に長年勤めてきただけで権限を持っているシニア層たちは現状に固執しがちです。
あと少しで定年なんて人が、リスクを取らず今まで通りやりたい気持ちがわからなくもないですが…

イノベーションを起こすためには

①アプローチの順序が大切

トップにアプローチして納得してもらい、トップダウンで落とし込んでもらうと変化させることはできます。
ただし、現場間でいざこざが発生することでしょう。
順序としては、現場に根回ししてから、トップにアプローチする。
ここは、急がずに進めよう

②ストーリーづくり

目的や変えることでどうなるか、メリットややってほしいことをストーリーに落とし込もう！
そうすることで、トップ、現場ともに相手に浸透させることが出来るでしょう。
変えたあとの状況を想像させられれば抵抗はなくなるし、逆にアドバイスももらえることも。

③チャレンジはきちんと評価

イノベーションを起こそうとすることは良いことです。
適当なことをしない限り、失敗しても評価するような人事制度を会社は整えましょう。
そこまでしないと、横文字大好き経営者が「イノベーション」と騒いでいてもただの言いたがり。

まとめ

今回は、『仕事の問題地図「で、どこから変える？」進捗しない、ムリ・ムダだらけの働き方』
この本に書かれた大まかな内容を紹介しました。

私は、「皆同じようなことで悩んでいるんだ」と思い、気持ちが少し楽になりました。

感想としては、当たり前だよねということが書かれていたように思います。
そのように思えたということは、自分の中での考えていることは「間違っていない」
そんな自信につながり、その当たり前を実行できていない自分にショックも受けました。

とにかく簡単なところからでも良いので、実行すべし！と思わせられる一冊です。

この記事を読んでいただき、少しでも興味を持っていただけましたら、ぜひ本書を一度手にとって読んでみてください。
さあ、不満やムダと思っている仕事について変えていきましょう。