こんにちはすだおです。
皆さんは組織の状況をきちんと理解してますか？
ISOでは組織の状況を理解することも一つのプロセスと考え重要視しています。
もちろんISO9001（要求事項）にも含まれています。
組織の状況を確認、理解したい方やISO9001の取得を考えている方は、ぜひ見ていってください。
組織とは
組織とは共通の目的・目標を達成するため、お互いに協力し、コミュニケーションを取ることが出来る集団を言います。
法人であることや公的か私的かなどは関係ないよ
砂場で子供が何人かで一つのトンネルを作るときも立派な組織が出来上がっているということです。
上は全て組織の写真です。組織には様々な形があることを理解しておいてください。
組織の状況
組織の置かれている状況を観察・分析・判断し課題の組み合わせを明確にしてプロセスに落とし込んでいく必要があります。
組織及びその状況の理解
組織を動かすためには、
- 組織の市場での立場
- 将来性に影響を与える可能性のある変化
この2点を組織自身が理解する必要がある。
- 内部と外部の両面で課題をはっきりさせる
- 課題に影響を与える情報が何か明らかにする
- 状況変化に対応するように上2つの情報を監視し、見直しする。
ここでもPDCAサイクルを回すということだよ
影響を与えるものって何なの？
って疑問を持たれる方がおられると思いますので例を紹介します。
- 組織固有の目標
- 組織の状況や目標に関連したリスク（思ったように進まない等）
- お客様や関係者のニーズや期待
- 提供する製品やサービス
- 働く人の力量
内部と外部についても説明しておきます。
内部とは⇛組織の価値観、組織の文化、組織の知識、組織のパフォーマンス
外部とは⇛国際、国内地域問わずの法令、技術、競争、市場、文化、社会や経済の環境
を言います。
広い目で物事を見ないといけないということだよ
内部と外部の両面で課題をはっきりさせるということは、
経営戦略を立てるための要求事項が明確になったということ
例えば
「組織が目指すものは何か」
⇛四国市場売上No1、四国で必要とされる企業
「それを実現するために必要なものは何か」
⇛専門知識を持ったスタッフ、営業車
「実現を阻んでいるものは何か」
⇛人材不足、知識不足、お金が足りない
「現状を打破するために何をすべきか」
⇛計画的な人材育成、アウトソーシング、制度融資の活用
あるべき姿を考え、現状分析を行い、行動指針を考える
↳行動指針に基づいてあるべき姿に近づけていくために品質マネジメントシステムを構築
↳それを維持していくというのが本来の姿です。
利害関係者のニーズ及び期待の理解
密接に関わる利害関係者とは誰のことを指すのでしょうか。
この人達が求めるものは何なのでしょうか。
これらを明確にして、監視、見直しを行っていく必要があります。
利害関係者とは
組織の環境パフォーマンスに関心を持つ又はその影響を受ける個人、団体のこと
投資家・金融機関・取引先・消費者・地域住民等がこれに当たります。
行政機関なども含まれてきますので、JISなどのチェックも必要ということになります。
簡単に言うと利害関係者とは、組織に関わる全ての人のことを言うよ
ということは、自社に大きく影響を与える人が誰なのかということです。
会社の名前や人の顔が浮かんで来ましたでしょうか。
そこが明確になりましたら、次にその人達が何を求めているかを確認していきましょう。
求められているものとは、はっきり示されているものだけでなく、暗黙のうちに了解されていることや義務として要求されているもの、期待も含まれていることを理解しておきましょう。
つまり、基準書や指示書だけでなく、これくらいであれば出来るだろうと思っていること、法律、こうしてもらえたら嬉しいなというところまで含まれています。
それは時代とともに変わるので、常に監視し、見直していこうね
ということです。
品質マネジメントシステムの適用範囲の決定
品質マネジメントシステムの境界と適用範囲を明らかにしなければいけません。
それを決めるためには以下の内容を考慮しましょう
- 自社に影響を与える内部、外部の課題
- 自社に影響を与える利害関係者の要求事項
- 自社の商品やサービス
適用できるものは適用しなければいけません
つまり、下請けが実施するからといって、除外はできませんし、逆に元請けがするからと除外することもできません。
例えば
配達しないといけない商品であれば、お客様に手渡すところまでとなります。
配達過程で影響を受ける ・交通渋滞 ・道路整備 ・駐車場 ・ドライバー ・騒音
これらの影響も考える必要があります。
ただ購入して販売するという安易な管理体制ではダメだよ
良心のある企業を目指そうねと心がけよう
品質マネジメントシステム及びそのプロセス
組織は以下の通りで運用していくべきであると考える。
- 仕事の仕組みを確立する
- 決めたことを実施する
- 状況が変わった時は、仕組みや決まりを変更
- 常により良い結果に繋がるように工夫する
上記の内容をプロセスに分ける必要がある。
そのためには、下記の通り整理する必要がある
- 仕事の結果がどの仕事に使われ、仕事の結果にはどのような価値が求められるか明確にする
- 仕事の繋がり方を図や表で示す、仕事の結果がどの仕事に使われ、互いにどのように影響するか明確にする
- 仕事が正しく行われていることを判断するための測定、指標などの判断基準や方法を決める
- プロセスを実施する際に必要な、データや人、設備などを明確にして、利用できる状態にする
- 仕事の責任と権限を割り与える
- リスク（悪い方向）と機会（良い方向）への対応を計画、実施する
- 仕事を監視、測定、評価し、意図した結果の達成に影響を及ぼす場合、仕事のやり方を変える
- 仕事と仕組みを良い結果につなげるための改善を行う
自分たちに調度いい文書を維持し、
正しく行われたことを実証するための記録を保持してこう
まとめ
組織の状況を把握するためには、広い目で課題をはっきりさせる必要があるということ
課題や状況の変化に合わせ改善を行ったり、戦略を立ててあるべき姿に近づいていくことが組織の本来あるべき姿だということ
利害関係者も適用範囲と考え、外部だからと知らんぷりはしない、良心のある企業を目指そうということ
仕組みをプロセスに分けて運用しようということを解説しました。
冒頭で、砂場で子供が何人かで一つのトンネルを作るときも立派な組織が出来上がっていると解説しましたが、下記進めるに連れて、たしかにこの記事に書いている内容を実行できれば、立派なトンネルが出来上がり楽しく遊び続けれるななんて感じて、面白かったです。
記事を読んでいただき、わかりやすかった、面白かったと思った方はぜひ、SNS等でシェアしていただければ嬉しいです。
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