こんにちは、すだおです
今回は5W1Hについて記事を書かせていただきました。
学生時代や新入社員研修でも教えてもらう、ビジネスの基本になる考え方です。
そこまでは、知ってる方は多いと思います。
でも【5W1H】皆さんは軽んじているのではないでしょうか？(^^)
では質問ですが、こんな経験されている方いませんか？
- 頑張ってるのにダメ出しされてばっかり
- 提案しても上司にOKを出してもらえない
- 自分が全く成長していないのでは
- 自分の進め方間違っていないかなあ
私も経験があることばかりです。
どれも辛いし、自分に自身がなくなっちゃいますよね。
「そんな時に、一度基本に戻ってみませんか？」
こういった状況を打破するだけの力が【5W1H】にはあります。
騙されたと思って、この記事見ていってください。
5W1Hとは
5W1Hとは、下の英単語の頭文字を取ったものです。
- When：いつ 【時間・過程軸】
- Where：どこで 【空間・場所軸】
- Who（Whom）：誰が 【人物・関係軸】
- What：何を 【事象・内容軸】
- Why：なぜ 【目的・理由軸】
- How：どのように 【手段・程度軸】
（How much、How many・・・）
これらの目線で物事を捉える。つまり、視野を広げてヌケモレを防ぐ思考ツールです。
5W1Hは当たり前過ぎて、軽視している人が多いですが、ビジネスでよく使われるフレームワークの基本です。
- MECE
- PDCAサイクル
- 3C
- 4P
このようなフレームワークすべて、5W1Hの思考が合ってこそ成り立っていますよね。
5W1Hこそ、ビジネスの基本でありながら、使いこなせれば
最強となる思考ツールと言っても過言ではありません
5W1Hを最大限に活用させることで、仕事の整理などではなく、・アイデア発想 ・問題解決 ・提案 等何に対しても、誰もがビジネスの質を高めることが可能となります。
難しいフレームワークを覚えるのであれば、
先に5W1Hの思考について意識を高めよう
5W1Hでビジネスの質を高めよう
仕事の目的（本質）を見極めろ
どのような仕事でも、それを行う理由つまり目的が存在します。
仕事を行う際は必ず、目的を一番初めに明確にしてください。
- 仕事の依頼を受けた時、ただ言われたことを行う
- 仕事の依頼を受けた時、「仕事を行う理由」を確認した上で言われたことを行う
どちらも同様に言われたことを行うだけですが、出来上がりが大きく変わるような気がしませんか。
まさしくその通りで、仕事の行う理由を明確にすることで、仕事の本質を見極めることができ、依頼主が求めているものを提供することができます。
ではどのようにして理由（目的）を確認したら良いか解説します
Why：「なぜ」や「なんのために」を存分に使おう
仕事を依頼されたら、なぜその仕事が必要か確認してください
- 指示された時に依頼主に聞く （目的はこういうことで問題ないですか？）
- そもそもなんの為に依頼されているか想像する （次のプロセスを理解していれば想像は出来る）
この時、会社の方針等が頭に入っていれば想像しやすいです。
②は難しいという方は、①をどんどん使おう。
①を使う時は自分で考えた内容を伝え、誤認識でないか確認するのがポイント❗
ただ、聞くだけではやらされ感が残ってしまう上、自分の経験として繋がりにくい
少しハードルは上がるが、余裕のある方は下記の方法を挑戦してみてください。
問題が発生した時に、原因を追求する【なぜなぜ分析】と同じで、Why：なぜを5回程度繰り返すと真の目的を想像しながら仕事をこなすことができます。
この資料をまとめといてという依頼
↳（なぜ資料をまとめてほしい？）判断するデータがほしいから
↳（なぜ判断するデータがほしい？）競合他社との比較をしたいから
↳（なぜ競合他社との比較をしたい？）競合他社以上のサービスを提供したいから
↳（なぜ競合他社以上のサービスを提供したい？）多くのお客様を呼び込みたいから
↳（なぜ多くのお客様を呼び込みたい？）利益向上、社会貢献のため
ここまで想像し、仕事をこなすと自分の提案ものせて資料を提出するなど、質の良い仕事ができます。
また、やらされ感が減るので、モチベーションアップにも繋がります。
しっかりと、仕事を行う理由つまり目的を明確にした上で仕事を行いましょう。
仕事の要点を押さえよう
全ての仕事を5W1Hに落とし込んで、要点を押さえてください。
そうすることで、ビジネスの質を向上させることが可能です。
5W1Hには、仕事の要点を押さえることができ、漏れをなくす力があります。
また、そのことで無駄な時間をなくすこともできます。
例えば、世間でよく言われている無駄な打ち合わせ・会議とはどのようなものでしょうか？
5W1Hにて要点を押さえていないのではないでしょうか。
- 集まることが目的になっている （会議は手段であって目的じゃないですよね）
- ダラダラと時間が流れる
- 人が多すぎる
このような無駄な会議は5W1Hに落とし込むことで、意味のある会議にすることができます。
- Why：なぜ 【目的・理由軸】
⇛会議の目的やゴールを明確にしましょう。なければ時間の無駄です。やる必要はありません。 - What：何を 【事象・内容軸】
⇛テーマをはっきりさせましょう。何を決めるための会議か決まっていればスムーズに進みます。 - When：いつ 【時間・過程軸】
⇛開催時期 開始時間・終了時間を明確にしましょう。 終了時間を決定しておくことでダラダラしません。終わらない場合は、次回に持ち越すなどのルールを事前に決めておくことが重要です。 - Where：どこで 【空間・場所軸】
⇛どこの会議室で行うか等はっきり決めておきましょう。リモート会議でも事前にルームを作っておきましょう - Who（Whom）：誰が 【人物・関係軸】
⇛目的やテーマがはっきりしていれば、必要な人は限られます。出来る限り少なく設定しましょう。 進行、書記、タイムキーパーなどの役割も決めておくとスムーズになります。 - How：どのように 【手段・程度軸】
⇛会議の進め方を決めておく。 （各自の意見を事前に確認しておき、発表の場ではなく意見をまとめる場にするなど） 予算なども決めておくとスムーズになります。
こうすることで、意味のある会議にすることができます。
例として会議について書きましたが、
- 資料作成
- モノづくり
- 社員教育
- ライティング
何に対しても、5W1Hに落とし込むことでビジネスの質を向上させることができます。
もはや、ビジネスの場だけでなく、学生が勉強するときにも使えるのでかなり便利なツールです。
5W1Hでアイデアづくり
5W1Hを使って新しいアイデアを出すことができます。
・新しい企画を出さないといけない・コストダウンのために工程を改善しなければいけない時、悩んだ経験ありませんか。
しかも固執してしまっているので、概念に縛られて少し変えただけみたいなアイデアしか出てこないみたいなことになりやすい方は多いのではないでしょうか。
そんな時に新しいアイデアを出す方法に、今あることや、今あるものを5W1Hに落とし込み、次に5W1Hを一つずつ真逆だったらどうなるかを考えてみる方法があります。
・飲食店は清潔を保つために動物禁止な場所
⇓
・飲食しながら猫にリラックスを求めれる場所
・本を買う場所 立ち読み禁止など
⇓
・本を売っているリラックス空間（ソファーが設置されていたり場所によってはカフェが入っている）
これまでには考えられなかったことが、逆転の発想にて、今では当たり前のようなことが多いです。
一度5W1Hに落とし込み、どこか一つでもいいので逆転させてアイデアを考えてみましょう。
5W1Hで伝えよう
プレゼンの場や上司へ提案、報告する時に5W1Hの要素を入れることを忘れていませんか。
ビジネスの基本中の基本として教えられているため逆に忘れている方は少なくないのでは？
原点に戻って5W1Hを使って物事を伝えてみてください。
上司に提案した内容をOKしてもらえる、報告書やプレゼンが面白いほど相手に伝わる等メリットが沢山です。
なぜ5W1Hを使うと伝えやすくなるかと言うと、論理的に考える際に必要な要素が5W1Hに全て含まれているからです。
さあ、それぞれの要素が抜けているとどうなるでしょう。
- 【When：いつ】
提案の場合⇛いつから始めるかわからない。（場合によっては始まらない）
報告の場合⇛いつの報告かもわからないので、根拠のある記録として残らない - 【Where：どこで】
提案の場合⇛どこで行うかわからない、どこに対してかわからない。
報告の場合⇛どこで行ったのかわからない - 【Who（Whom）：誰が】
提案の場合⇛誰が行うのかわからない、ターゲットがわからない。
報告の場合⇛誰が行ったのかわからない、成果を横取りされることもある - 【What：何を】
提案の場合⇛何をするかわからない、何を売りたいかわからない
報告の場合⇛何をしたのかわからない、何の結果なのかわからない - 【Why：なぜ】
提案の場合⇛何のために必要かわからない
報告の場合⇛何のために伝えているかわからない - 【How：どのように 】
提案の場合⇛やり方がわからない
報告の場合⇛どのようなことをして出た結果なのかわからない
当たり前のことを書いているが、文字で見るとどれだけ重要かわかりますよね。
余裕があれば、それぞれにWhyを付け加えれるようにしておけば、質問された時にスムーズに回答できますので、答えを用意しておいてください。
いつ、どこで、誰が、何を、どのように
それぞれを決めるには理由が必要ということだよ
ちなみに、上司の方も他人事ではありません。部下に指示する時も同様に5W1Hを意識して指示するよう注意してください。
解釈は人によって異なりますので、思ってた通りの結果が出なくても部下のせいにはできません。
基本中の基本ですが、5W1Hの要素を忘れずに物事を伝えるようにしてください。
提案するまでに要素の不足を感じるのであれば、その場でココについては決めかねているからアドバイスがほしいと逆に尋ねるのも悪くありません。
まとめ
この記事は5W1Hの大切さについて改めて見直してほしいという気持ちで書きました。
- When：いつ 【時間・過程軸】
- Where：どこで 【空間・場所軸】
- Who（Whom）：誰が 【人物・関係軸】
- What：何を 【事象・内容軸】
- Why：なぜ 【目的・理由軸】
- How：どのように 【手段・程度軸】
（How much、How many・・・）
ビジネスパーソンであれば誰でも知っていると言っても過言ではない基本中の基本ですが、軽視しているとかなり損します。
難しく感じるフレームワークもほとんどは5W1Hの応用です。 もちろん覚えて使用するに越したことはないですが、5W1Hを極めれば他を覚えなくてもなんとかなります。
私個人としては仕事は、5W1HとPDCAサイクルこの2つでなんとかなると思っております。
新人や伸び悩んでいる方はとりあえず基本の2つを意識して仕事を行ってください。
一生懸命横文字を覚えるより、成長出来ますのでさあ始めましょう。
３、２、１、GO！
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